Vertrouwen en veiligheid – Condole

Website + ondernemers portaal

Dit is de Privacy en Cookie verklaring ten behoeve van de Condole website www.condole.nl ( hierna omschreven als Website) en de daarin opgenomen ondernemersportaal en troostgeschenken webshop.

In deze Privacy en Cookie verklaring is informatie opgenomen over de verwerking van persoonsgegevens van de gebruikers van de Website en het ondernemersportaal, (hierna omschreven als Gebruikers).

Deze Privacy en Cookie verklaring kan gewijzigd worden. Gebruikers van de Website en/of het portaal worden geadviseerd om deze Privacy en Cookie verklaring regelmatig door te nemen voor mogelijke wijzigingen.

Deze Privacy en Cookie verklaring is voor het laatst herzien op [24-09-2021].

 

1 Wanneer is deze Privacy verklaring van toepassing?
Deze Privacy en Cookie verklaring is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens van Gebruikers van de Website, de troostgeschenken webshop, het inschrijfformulier, aanmeldformulier en het ondernemersportaal, door Condole.

2 Wie is de verantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens?
Condole is de verantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens.

3 Voor welk doel verwerken we persoonsgegevens?

a) Indien u toestemming heeft gegeven, voor het verzenden van informatie over de Website en/of Condole per e-mail.

Wat houdt dit doel in?
Alleen in het geval wanneer u hiertoe toestemming heeft gegeven, kunnen we u e-mail nieuwsbrieven zenden en u informeren over nieuwe functionaliteiten in de App, blogs, promoties, speciale aanbiedingen, aanpassingen in de App, vragenlijsten, vragen beantwoorden en huidige en/of toekomstige producten en services met betrekking tot deze Website, webshop, aanmeldformulier, inschrijfformulier, het ondernemersportaal, de App en/of Condole als organisatie.

Welke persoonsgegevens verwerken we voor dit doel?
Voor dit doel verwerken we uw gebruikersnaam, naam en uw e-mailadres. We kunnen ook andere bedrijfs en/of persoonsgegevens verwerken die u heeft verstrekt voor dit doel. Denkt u hierbij aan uw bedrijfsgegevens, telefoonnummer, woonplaats, wachtwoord, en adresgegevens.

Voor welke periode behouden we uw persoonsgegevens voor dit doel?
We behouden uw bedrijfs en/of persoonsgegevens voor dit doel gedurende, de periode, dat u toestemming heeft gegeven om informatie over deze App, Website, webshop, aanmeldformulier, inschrijfformulier, het ondernemersportaal en/of Condole te ontvangen.

b) Indien u zich registreert als uitvaartondernemer / gebruiker van de online inlogomgeving.

Wat houdt dit doel in?
Alleen in het geval wanneer u zich via de Website voor onze diensten registreert en daarmee toestemming heeft gegeven, gebruiken we uw bedrijfsgegevens en persoonsgegevens om uw gebruikersomgeving in orde te maken en de betalingsverplichting bij afname van onze diensten vast te leggen.

Welke persoonsgegevens verwerken we voor dit doel?
Voor dit doel verwerken we uw bedrijfsgegevens (bedrijfsnaam, website, adresgegevens, telefoonnummer, administratieve e-mail adres, IBAN rekeningnummer). Uw gebruikersnaam, naam en namen van de Gebruikers vanuit uw organisatie, om zodoende voornoemde diensten te kunnen leveren, zoals het gereed maken van uw eigen portaal, het uit kunnen voeren van de betaalverplichting en/of om u via de e-mail uw facturen toe te sturen en u op de hoogte te houden van wijzigingen, nieuwe functionaliteiten en het beantwoorden van vragen.

Voor welke periode behouden we uw persoonsgegevens voor dit doel?
We behouden uw bedrijfsgegevens en persoonsgegevens voor dit doel zolang als uw account bestaat. Ofwel zolang als dat u bent ingeschreven bij Condole.

c) Indien u als uitvaartondernemer een gedenkpagina voor nabestaanden aanmaakt.

Wat houdt dit doel in?
Alleen in het geval wanneer u als uitvaartondernemer via het ondernemersportaal op de Website voor onze diensten registreert en daarmee toestemming heeft gegeven, gebruiken we uw bedrijfsgegevens en de benodigde persoonsgegevens om uw gedenkpagina in orde te maken en de betalingsverplichting bij afname van onze diensten vast te leggen.

Welke persoonsgegevens verwerken we voor dit doel?
Voor dit doel verwerken we uw bedrijfsgegevens (bedrijfsnaam, website, adresgegevens, telefoonnummer, administratieve e-mail adres, IBAN rekeningnummer). Uw gebruikersnaam, naam en de gegevens van de overledene en nabestaanden om zodoende voornoemde diensten te kunnen leveren, zoals het gereed maken van uw gedenkpagina, het uit kunnen voeren van de betaalverplichting, om de nabestaanden en u als uitvaartondernemer te kunnen voorzien van de inloggegevens voor het activeren van de gedenkpagina en u op de hoogte te houden van wijzigingen, nieuwe functionaliteiten en het beantwoorden van vragen.

Voor welke periode behouden we uw persoonsgegevens voor dit doel?
We behouden uw bedrijfsgegevens en persoonsgegevens voor dit doel zolang als de gedenkpagina bestaat. Ofwel zolang als dat de gedenkpagina ten behoeve van de overledene actief is bij Condole alsmede een periode van 2 maanden na opzegging van de gedenkpagina; voor het geval er een fout is gemaakt bij verwijderen en deze hersteld dient te worden.

d) Indien u als consument een gedenkpagina voor een verloren dierbare aanmaakt.

Wat houdt dit doel in?
Alleen in het geval wanneer u als consument via het aanmeldformulier op de Website voor onze diensten registreert en daarmee toestemming heeft gegeven, gebruiken we uw persoonsgegevens en de benodigde gegevens van de overledene om uw gedenkpagina in orde te maken en de betalingsverplichting bij afname van onze diensten vast te leggen.

Welke persoonsgegevens verwerken we voor dit doel?
Voor dit doel verwerken we uw persoonsgegevens (uw voornaam, achternaam, e-mailadres, telefoonnummer en IBAN rekeningnummer). Ook gebruiken wij de gegevens van de overledene bestaande uit de voornaam, achternaam, geboortedatum, sterfdatum en foto van de overleden, om zodoende voornoemde diensten te kunnen leveren, zoals het gereed maken van uw gedenkpagina, het uit kunnen voeren van de betaalverplichting, om u als aanvrager te kunnen voorzien van de inloggegevens voor het activeren van de gedenkpagina en u op de hoogte te houden van wijzigingen, nieuwe functionaliteiten en het beantwoorden van vragen.

Voor welke periode behouden we uw persoonsgegevens voor dit doel?
We behouden uw persoonsgegevens voor dit doel zolang als de gedenkpagina bestaat. Ofwel zolang als dat de gedenkpagina ten behoeve van de overledene actief is bij Condole alsmede een periode van 2 maanden na opzegging van de gedenkpagina; voor het geval er een fout is gemaakt bij verwijderen en deze hersteld dient te worden.

e) Indien u zich registreert als rouwspecialist.

Wat houdt dit doel in?
Alleen in het geval wanneer u zich via de Website voor onze diensten registreert en daarmee toestemming heeft gegeven, gebruiken we uw bedrijfsgegevens en persoonsgegevens om uw bedrijfspagina in de app in orde te maken en de betalingsverplichting bij afname van onze diensten vast te leggen.

Welke persoonsgegevens verwerken we voor dit doel?
Voor dit doel verwerken we uw bedrijfsgegevens (bedrijfsnaam, website, standplaats onderneming, Kvk nummer, zakelijke telefoonnummer, zakelijke e-mail adres, IBAN rekeningnummer en een paar overige vragen over uw dienstverlening). Uw persoonlijke gegevens (voornaam, achternaam, korte omschrijving over u als persoon en profielfoto), om zodoende voornoemde diensten te kunnen leveren, zoals het gereed maken van uw bedrijfspagina in de Condole app, het uit kunnen voeren van de betaalverplichting en/of om u via de e-mail uw facturen toe te sturen en u op de hoogte te houden van wijzigingen, nieuwe functionaliteiten en het beantwoorden van vragen.

Voor welke periode behouden we uw persoonsgegevens voor dit doel?
We behouden uw bedrijfsgegevens en persoonsgegevens voor dit doel zolang als uw account bestaat. Ofwel zolang als dat u bent ingeschreven en zichtbaar bij Condole.

f) Indien u zich registreert als consument / gebruiker van de online inlogomgeving van de troostgeschenken webshop.

Wat houdt dit doel in?
Alleen in het geval wanneer u zich via de Website voor onze diensten registreert en daarmee toestemming heeft gegeven, gebruiken we uw persoonsgegevens om uw gebruikersomgeving in orde te maken en de betalingsverplichting bij afname van onze diensten vast te leggen.

Welke persoonsgegevens verwerken we voor dit doel?
Voor dit doel verwerken we uw persoonsgegevens. Uw gebruikersnaam, voornaam, achternaam, adresgegevens en e-mailadres, om zodoende voornoemde diensten te kunnen leveren, zoals het gereed maken van uw eigen account, het leveren en verzenden van uw bestellingen, het uit kunnen voeren van de betaalverplichting en/of om u via de e-mail uw facturen toe te sturen en u op de hoogte te houden van de status van uw levering, wijzigingen, nieuwe functionaliteiten, nieuwsbrief, acties en het beantwoorden van vragen.

Voor welke periode behouden we uw persoonsgegevens voor dit doel?
We behouden uw bedrijfsgegevens en persoonsgegevens voor dit doel zolang als uw account bestaat. Ofwel zolang als dat u bent ingeschreven bij Condole.

g) Indien u als consument / gebruiker van de online inlogomgeving van de troostgeschenken webshop een eenmalige bestelling plaatst

Wat houdt dit doel in?
Alleen in het geval wanneer u via de Webshop een bestelling plaatst en daarmee toestemming heeft gegeven, gebruiken we uw persoonsgegevens om uw bestelling in orde te maken en de betalingsverplichting bij afname van onze producten vast te leggen.

Welke persoonsgegevens verwerken we voor dit doel?
Voor dit doel verwerken we uw persoonsgegevens. Uw voornaam, achternaam, adresgegevens, telefoonnummer, e-mailadres en IBAN gegevens, om zodoende het gereed maken van uw zending, het leveren en verzenden van uw bestellingen, het uit kunnen voeren van de betaalverplichting en/of om u via de e-mail uw facturen toe te sturen en u op de hoogte te houden van de status van uw levering, wijzigingen en het beantwoorden van vragen.

Voor welke periode behouden we uw persoonsgegevens voor dit doel?
We behouden uw persoonsgegevens en betaalgegevens voor dit doel voor zeven jaar in bewaring. Dit in verband met een eventuele administratieve controle vanuit de Belastingdienst.

h) Voor het technische en functionele management van deze Website.

Wat houdt dit doel in?
Wanneer u de Website bezoekt, verwerken we technische data die verbonden is aan het gebruik van de Website, zodat de functionaliteiten van de Website kunnen blijven worden verbeterd. Door middel van deze technische data kunnen we de Website managen, bijvoorbeeld door het oplossen van technische problemen en/of de toegang tot onderdelen van de Website te verbeteren. Hierdoor kunnen we ervoor zorgen dat u de informatie op de Website snel en eenvoudig kunt vinden en alles op een logische plek is verwerkt.  Voor dit doel worden ook cookies gebruikt.

Welke persoonsgegevens verwerken we voor dit doel?
Voor dit doel verwerken we technische data zoals het IP-adres van uw computer, de bezochte webpages van de Website, het device en de internetbrowser die u gebruikt, de bezochte website en de duur van uw bezoek.

Voor welke periode behouden we uw persoonsgegevens voor dit doel?
We behouden uw bedrijfs en/of persoonsgegevens voor 26 maanden om uw bedrijfs en/of persoonsgegevens te verwerken.

i) Om berichten die u als Partner van Condole of als Gebruiker, als recensie plaatst, aan u toe te schrijven.

Wat houdt dit doel in?
Wanneer u als Partner van Condole of Gebruiker wordt opgenomen en op de Website een bericht en/of recensie plaatst, dan wordt deze aan u toegeschreven en aan uw portaal verbonden.

Welke persoonsgegevens verwerken we voor dit doel?
Voor dit doel verwerken we uw gebruikersnaam en e-mailadres en andere persoonsgegevens die u aan ons wenst te verstrekken.

Voor welke periode behouden wij uw persoonsgegevens voor dit doel?
We behouden uw persoonsgegevens voor dit doel zolang uw onderneming is opgenomen op de partner pagina van de Website.

j) Om aan wettelijke verplichtingen te voldoen.

Wat houdt dit doel in?
We kunnen zakelijke en persoonlijke data verstrekken in het geval dit vereist is om te voldoen aan de wettelijke verplichtingen.

Welke persoonsgegevens verwerken we voor dit doel?
Voor dit doel kunnen we bedrijfsgegevens en/of persoonsgegevens verwerken die u aan ons heeft verstrekt.

Voor welke periode behouden we persoonsgegevens voor dit doel?
Voor zolang dit nodig is voor ons om te voldoen aan de betreffende wettelijke verplichting.

k) In het geval van een vermeende inbreuk op (intellectuele eigendoms)rechten van derden.

Wat houdt dit doel in?
In het geval een derde claimt dat u inbreuk zou hebben gemaakt op zijn/haar (intellectuele)eigendomsrechten, hebben we het recht om uw persoonsgegevens aan deze derde te verstrekken. We informeren u over de gestelde inbreuk voordat we uw persoonsgegevens aan deze derde verstrekken.

Welke persoonsgegevens verwerken we voor dit doel?
Voor dit doel kunnen we alle bedrijfsgegevens en/of persoonsgegevens verwerken die u aan ons heeft verstrekt.

Voor welke periode behouden we uw persoonsgegevens voor dit doel?
Voor zolang dit relevant is voor de betreffende claim. 

 l) Om uw vragen te beantwoorden.

Wat houdt dit doel in?
Op de Website kunt u ons vragen stellen. U kunt via het contactformulier, per e-mail, of telefonisch contact met ons opnemen. We zullen uw bedrijfsgegevens en/of persoonsgegevens gebruiken om uw vraag te beantwoorden.

Welke bedrijfs en/of persoonsgegevens verwerken we voor dit doel?
Voor dit doel verwerken we uw bedrijfsnaam en/of naam, uw contact gegevens, uw correspondentie met Condole over uw vraag en andere bedrijfs en/of persoonsgegevens die u verstrekt en die relevant zijn om uw vraag te beantwoorden.

Voor welke periode behouden we uw bedrijfs  en/of persoonsgegevens voor dit doel?
Uw bedrijfs en/of persoonsgegevens worden na een jaar uit ons systeem verwijderd, met uitzondering van een log file met uw naam, uw contact gegevens, de datum dat u contact met ons heeft opgenomen en het onderwerp van uw vraag.

m) Voor het genereren van management informatie en statistische data.

Wat houdt dit doel in?
Wanneer u onze Website bezoekt, verwerken we technische data met betrekking tot het gebruik van de Website, zodat we overzichten kunnen genereren van het gebruik van de Website. Dit geeft ons inzicht in het aantal bezoekers, de gebruikte devices en browsers, de bouncing rate etc. Zo kunnen we inzichtelijk maken hoe we de Website kunnen verbeteren en toegankelijker kunnen maken. Voor dit doel worden ook cookies gebruikt.

Welke persoonsgegevens verwerken we voor dit doel?
Voor dit doel verwerken we technische data zoals IP-adres van uw computer, de bezochte pagina’s van de Website, het device en de internet browser die u gebruikt, de vorige/volgende bezochte websites en de duur van uw bezoek.

Voor welke periode behouden we uw persoonsgegevens voor dit doel?
We behouden technische data maximaal één jaar voor dit doel. 

 

4 Wie heeft toegang tot uw persoonsgegevens?
Condole maakt gebruik van de diensten van derden voor bepaalde verwerkingsactiviteiten, zoals hosting en onderhoud van de Website. Indien de door ons geselecteerde derden toegang krijgen tot uw bedrijfs en/of persoonsgegevens, heeft Condole als organisatie reeds contractuele maatregelen getroffen om te verzekeren dat bedrijfs en/of persoonsgegevens alleen worden verwerkt voor bovengenoemde doeleinden. Wij zullen uw bedrijfs en/of persoonsgegevens dus niet doorverkopen of inzichtelijk maken aan andere partijen dan de aan ons verbonden partijen waar wij contractuele afspreken voor verwerking mee hebben gemaakt.

Uw bedrijfs en/of persoonsgegevens worden alleen aan autoriteiten verstrekt, indien Condole uw bedrijfs en/of persoonsgegevens op grond van een wettelijke verplichting dient te verstrekken. 

5 Welke cookies gebruikt Condole?
De Website maakt gebruik van cookies. Een cookie is een klein tekstbestand dat we naar uw internetbrowser verzenden, zodat we uw browser kunnen herkennen bij een volgend bezoek aan de Website. Cookies kunnen gegevens over het gebruik van de Website zoals de bezochte webpagina’s en de duur van het bezoek van een gebruiker verzamelen. Als u de Website bezoekt, zendt de cookie data naar Condole. Condole behoudt een cookie niet langer dan nodig. We gebruiken de volgende sessie cookies, tracking cookies en  functionele cookies:

Sessie Cookies
De website maakt gebruik van Sessie cookies in de vorm van WordPress cookies http://nl.wordpress.org/about/privacy/.

Functionele Cookies
De website maakt gebruik van Functionele Cookies in de vorm van WordPress en Wordfence.

Sessie cookies:

Sessie cookies als woocommerce_cart_hash sessie. Deze helpt WooCommerce te bepalen wanneer de inhoud / gegevens van de winkelwagen veranderen. De woocommerce_items_in_cart sessie helpt WooCommerce te bepalen wanneer de inhoud / gegevens van de winkelwagen veranderen. De wp_woocommerce_session_2 dagen bevat een unieke code voor elke klant, zodat deze voor elke klant weet waar hij de winkelwagengegevens in de database kan vinden. De woocommerce_recently_viewed sessie maakt de widget Recent bekeken producten mogelijk. En de store_notice [notice id]. Hiermee kunnen klanten de winkelkennisgeving afwijzen.

Tracking cookies
De website maakt gebruik van tracking cookies in de vorm van Google Analytics.

WordPress
Bij inloggen gebruikt WordPress de wordpress_[hash] cookie om authenticatie-gegevens op te slaan (beperkt tot de /wp-admin/ area). Na het inloggen stelt WordPress de wordpress_logged_in_[hash] cookie in. Dit geeft aan wanneer u bent ingelogd en wie u bent.

Wordfence
wfwaf-authcookie- (hash). Deze cookie wordt gebruikt door de Wordfence-firewall om een ​​capaciteitscontrole van de huidige gebruiker uit te voeren voordat WordPress is geladen. Dit is alleen ingesteld voor gebruikers die kunnen inloggen op WordPress. Met deze cookie kan de Wordfence-firewall ingelogde gebruikers detecteren en hen betere toegang verlenen. Het stelt Wordfence ook in staat om niet-ingelogde gebruikers te detecteren en hun toegang tot beveiligde gebieden te beperken. De cookie laat de firewall ook weten welk toegangsniveau een bezoeker heeft om de firewall te helpen slimme beslissingen te nemen over wie hij wil toestaan ​​en wie hij moet blokkeren.

wf_loginalerted_ (hash). Deze cookie wordt gebruikt om de Wordfence-beheerder op de hoogte te stellen wanneer een beheerder inlogt vanaf een nieuw apparaat of een nieuwe locatie. Deze cookie is alleen ingesteld voor beheerders. Deze cookie helpt site-eigenaren te weten of er een admin-login is geweest vanaf een nieuw apparaat of een nieuwe locatie.

WfCBLBypass. Wordfence biedt een functie voor een sitebezoeker om landblokkering te omzeilen door toegang te krijgen tot een verborgen URL. Deze cookie helpt bij het bijhouden van wie de landblokkering mag omzeilen. Wanneer een door de sitebeheerder gedefinieerde verborgen URL wordt bezocht, wordt deze cookie ingesteld om te verifiëren dat de gebruiker toegang heeft tot de site vanuit een land dat is beperkt door landblokkering. Dit wordt ingesteld voor iedereen die de URL kent waarmee de standaard landblokkering kan worden omzeild. Deze cookie is niet ingesteld voor iemand die de verborgen URL niet kent om landblokkering te omzeilen. Deze cookie biedt site-eigenaren een manier om bepaalde gebruikers uit geblokkeerde landen toe te staan, ook al is hun land geblokkeerd.

Indien u geen cookies wenst te ontvangen, dan is het mogelijk om uw browser zo in te stellen dat cookies worden geweigerd. Houdt er wel rekening mee dat u mogelijk geen gebruik meer kunt maken van alle functionaliteiten van de Website.

6 Links naar andere websites en social media
Als u onze Website wilt delen via social media, zoals Facebook, Twitter, Linkedin, Instagram, Tiktok en/of andere websites en/of Platforms, worden uw persoonsgegevens (zoals uw bedrijfsnaam en/of naam en het feit dat u geïnteresseerd bent in Condole) zichtbaar voor alle bezoekers van uw persoonlijke webpagina van deze social media website. Op het gebruik van deze social media websites zijn alleen de algemene voorwaarden van de betreffende website van toepassing. Condole is niet verantwoordelijk voor het verwerken van persoonsgegevens of de privacy policy van deze social media websites. Deze privacy en cookie verklaring is niet van toepassing op dergelijke social media websites. 

7 Mogen personen onder de 16 jaar persoonsgegevens verstrekken?
Personen onder de 16 jaar mogen alleen persoonsgegevens verstrekken na schriftelijke toestemming van de ouders of wettelijke verzorger, die deze Privacy en Cookie verklaring hebben gelezen. Onze Website heeft verder ook niet de intentie om gegevens van websitebezoekers onder de 16 jaar te verzamelen. Mocht u ervan overtuigd zijn dat we zonder toestemming van ouders of voogd van de minderjarige gegevens hebben verzameld over een minderjarige, neem dan contact met ons op via privacy@condole.nl, dan verwijderen wij deze informatie voor u.

8 Hoe beveiligen we uw bedrijfs en/of persoonsgegevens?
Wij nemen de bescherming van uw gegevens serieus. Uw bedrijfs en/of persoonsgegevens worden dan ook vertrouwelijk door Condole behandeld en Condole neemt alle redelijkerwijs mogelijke technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen tegen verlies of onrechtmatige verwerking van deze persoonsgegevens. Voor dit doel gebruikt Condole verschillende beveiligingstechnieken inclusief beveiligde servers (via de hostingpartijen Siteground en Antagonist), WordPress, Wordfence en Siteground/Antagonist firewalls op zowel hardware als software niveau en SSL encryptie, evenals fysieke beveiliging van de locaties waar bedrijfs en/of persoonsgegevens zijn opgeslagen bij Siteground en Antagonist.  Heeft u het idee dat uw bedrijfs en/of persoonsgegevens niet goed zijn beveiligd, neemt u dan contact op via privacy@condole.nl.

9 Gegevens inzien, aanpassen en/of verwijderen
U heeft het recht om uw bedrijfs en/of persoonsgegevens in te zien, te laten corrigeren en/of verwijderen. U kunt Condole in dat geval verzoeken om een overzicht van uw bedrijfs en/of persoonsgegevens die Condole verwerkt te delen, en deze aan laten passen of verwijderen, door uw verzoek  per e-mail te zenden aan: Condole op mailadres privacy@condole.nl. Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage, correctie en/of verwijdering ook echt vanuit wordt aangevraagd, vragen wij u een kopie van uw identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. Zorg ervoor dat u bij het kopie van uw identiteitsbewijs uw pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan uw paspoort), uw paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN-nummer) onzichtbaar maakt. Dit ter bescherming van uw privacy. Wij reageren zo spoedig mogelijk op uw verzoek en uiterlijk binnen vier weken na binnenkomst van uw gegevens.

Wijzigingen privacy en cookie verklaring
Wij behouden het recht om onze privacy en cookieverklaring op ieder moment te wijzigen. Op www.condole.nl vindt u echter altijd de meest recente versie van ons beleid. De datum staat er ook altijd bij vermeld.