Hoe help je een medewerker in rouw?
Uw steun en toewijding richting uw werknemer begint al op het moment dat u te horen krijgt dat uw werknemer een verlies heeft ervaren. Neem als leidinggevende zo snel mogelijk contact met hem/haar op. Doe dat zorgvuldig en luister goed naar zijn/haar behoeften. Stem praktische zaken met elkaar af. Denk daarbij aan zaken als wie de naaste collega’s over zijn/haar verlies informeert. Of u dat als werkgever zult doen of dat uw medewerker dat liever zelf of misschien nog wel helemaal niet wilt. Bespreek eventueel ook of er taken zijn die open staan en die door u of een naaste collega overgenomen zouden moeten worden. Zorg daarbij voor een ongedwongen en prettige sfeer en zorg ervoor dat u uw medewerker niet onder druk zet maar laat blijken en merken dat u hem/haar wilt ontlasten.
We zoomen in op verschillende vormen van ondersteuning. Ondersteuning direct na overlijden, ondersteuning bij terugkeer van uw medewerker op de werkvloer en de ondersteuning in de opvolgende periode van minimaal het eerste jaar na overlijden.
U krijgt de melding van overlijden:
- Het moment waarop u de melding van overlijden ontvangt is het belangrijk dat u hier gehoor aan geeft. Neem contact op met de werknemer en vraag wat er is gebeurd.
- Laat merken dat u het verlies betreurt en informeer bij uw werknemer wat hij/zij van u verwacht.
- Stem praktische zaken met elkaar af. Denk daarbij aan zaken als; wie informeert de collega’s over het verlies en welke taken staan er open en moeten eventueel worden overgedragen aan een collega?
- Zorg ervoor dat de mail en telefoon van de werknemer op afwezig staan zodat hij/zij niet wordt belast met zakelijke vragen.
- Controleer de agenda van uw werknemer en zeg eventueel geplande afspraken voor de komende periode (minimaal 2,5 week) af en toets lopende zaken met naaste collega’s op prioriteit en mogelijke overdracht.
- Wees geïnteresseerd in uw medewerker! Bel uw medewerker in de dagen na overlijden op. Informeer hoe het gaat en of u iets voor hem/haar kunt betekenen. Ga indien gewenst bij hem/haar langs.
- Wees attent! Stuur uw werknemer een (condoleance) kaart en/of bos bloemen. Het mooiste is om dit vanuit het gehele team te doen.
- Stel (directe) collega’s van de werknemer op de hoogte van wat er is gebeurd en stel ze in de gelegenheid om hun collega steun te bieden.
In voorbereiding van de terugkeer van uw medewerker:
- Bel uw medewerker in de dagen voor terugkeer op en vraag waar hij/zij tegenop ziet?
- Zorg ervoor dat collega’s op de hoogte zijn van de terugkeer van uw medewerker en zorg dat ze die eerste dagen extra begrip voor de situatie tonen.
- Informeer waar hij/zij behoefte aan heeft en overleg hoe u daar als werkgever invulling aan zult geven.
Terugkeer van uw medewerker:
- Zorg ervoor dat er op de dag van terugkeer tijd en ruimte is om met elkaar als werkgever/werknemer en als collega’s te praten.
- Kies er eventueel voor om een directe collega vrij te stellen van zijn/haar werk om de terugkerende collega op te kunnen vangen en helpen.
- Het is attent om een kleine attentie voor de werknemer op kantoor klaar te hebben staan. Denk daarbij bijvoorbeeld aan een bos bloemen op zijn/haar bureau en een kaart namens alle collega’s. Hiermee toont u waardering en begrip.
- Toon begrip voor zijn/haar inzetbaarheid indien hij/zij nog niet volledig inzetbaar is. Dat is heel begrijpelijk.
- Breng taken tijdelijk onder bij een collega tot hij/zij aangeeft het weer op te kunnen pakken.
- Zorg ervoor dat de medewerker niet gelijk teveel hooi op zijn/haar vork krijgt. En overleg met elkaar wat hij/zij aan kan.
Het eerste jaar na overlijden:
- Besteedt aandacht aan dagen als bv. de verjaardag, eerste sterfdag en trouwdag. Laat weten dat u ze ook kent en aan hem/haar denkt.
- Plan het eerste jaar na overlijden momenten in om samen te zitten en te horen hoe het uw werknemer gaat.
- Toon begrip. Begrip voor de situatie, het eventueel veranderen van zijn/haar gedrag en inzet en maak indien nodig afspraken met elkaar over de gewenste vorm.
- Spreek zo nu en dan uw waardering uit over de werknemer. Dat geeft troost en kracht.
Bron: CNV Handreiking rouw op de werkvloer